Privacybeleid

Routli hecht grote waarde aan uw privacy. In dit privacybeleid leggen wij helder uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u Routli gebruikt, in de browser of als app op een iPhone of een telefoon met Android, en wanneer u onze website bezoekt. U leest waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

1. Wie zijn wij

Routli is een deur-tot-deur verkoop- en routeplanningsapplicatie voor verkooporganisaties. Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid is:

2. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Binnen Routli worden twee soorten persoonsgegevens verwerkt, met een verschillende juridische rol voor Routli. Dit onderscheid is belangrijk voor uw rechten.

a. Gegevens van app-gebruikers: Routli is verwerkingsverantwoordelijke

Voor de accountgegevens en het gebruik van verkopers, teamleiders en managers die met de app werken, bepaalt Routli (samen met uw organisatie) doel en middelen van de verwerking. Voor deze gegevens is dit privacybeleid rechtstreeks van toepassing.

b. Gegevens over bewoners en leads: Routli is verwerker

Wanneer een verkoper in het veld gegevens over bewoners of potentiële klanten vastlegt (zoals adres, status, notities, foto's of contactgegevens voor een afspraak), verwerkt Routli deze uitsluitend in opdracht van de verkooporganisatie die Routli inzet. Die organisatie is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke; Routli treedt op als verwerker en legt dit vast in een verwerkersovereenkomst. Verzoeken over dit type gegevens richt u aan de betreffende organisatie; wij verwijzen u zo nodig door.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw rol en gebruik verwerken wij de volgende categorieën:

• Accountgegevens: naam, mailadres, gebruikersrol (verkoper, teamleider of manager) en teamindeling. Regelt uw organisatie dat, dan ook een werkmailadres. Daarmee kunt u bewoners vanuit de app mailen, en ziet uw organisatie in haar eigen systemen wie een afspraak maakte. Bij registratie gebruikt u een uitnodigingscode van uw manager en bevestigt u uw mailadres.
• Inloggegevens: uw wachtwoord wordt uitsluitend versleuteld (gehasht) opgeslagen en is voor ons niet leesbaar.
• Locatie van uw toestel: geeft u daar op uw toestel toestemming voor, dan toont de app uw positie op de kaart, zodat u ziet bij welk huis u staat. Dat gebeurt alleen terwijl de app open is; de app volgt u niet op de achtergrond. Uw positie blijft op uw toestel, in de browser en in de app op iPhone en Android. Wij slaan die niet op en sturen die nergens naartoe, ook niet naar uw manager of uw organisatie. Dat geldt ook voor de kompasrichting waarmee de pijl op de kaart meedraait. Wel haalt de kaart de kaartbeelden op van het gebied dat u op uw scherm bekijkt. De kaartdienst ziet daardoor ongeveer welk gebied dat is (zie sectie 5).
• Gegevens over uw werk in het veld: de statussen die u per adres vastlegt, notities, afspraken, verkopen en omzet, en de berichten die u vanuit de app aan een bewoner stuurt.
• Contactgegevens van bewoners: het adres staat al op de kaart. Naam, telefoonnummer en mailadres van een bewoner legt een verkoper alleen vast als de bewoner die zelf geeft en ermee instemt, bijvoorbeeld omdat hij een afspraak wil. In het afspraakformulier bevestigt de bewoner dat aan de deur met een vinkje: in de app altijd, in de browser als uw organisatie dat heeft ingesteld. De app bewaart dan wanneer dat was en welke versie van de tekst de bewoner te zien kreeg. Een bevestiging per mail gaat alleen weg als de bewoner daarom vraagt. Deze gegevens verwerken wij als verwerker (zie sectie 2b).
• Foto's: werkt uw organisatie met afspraken die in Routli worden ingepland, dan kunt u bij zo'n afspraak foto's toevoegen. Dat zijn foto's van de situatie in of om het huis, zoals een kruipruimte of een gevel, en een foto van een offerte die de bewoner op papier heeft getekend. Op die laatste staan meestal de naam, het adres en de handtekening van de bewoner. U maakt de foto zelf met de camera van uw toestel, of kiest op een computer een bestaande foto. De app krijgt alleen de foto's die u zelf maakt of kiest, en kijkt niet zelf in uw fotobibliotheek. De foto's worden op uw toestel verkleind en daarna bewaard in de afgeschermde opslag van uw organisatie, binnen de EU. Ze zijn niet openbaar: alleen ingelogde gebruikers van uw organisatie kunnen ze bekijken. Wij verwerken ze als verwerker (zie sectie 2b).
• Technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browsertype, en foutmeldingen/logbestanden die nodig zijn voor beveiliging en het oplossen van storingen.

De app op iPhone en Android. Routli is er ook als app voor de iPhone en voor telefoons met Android. Op beide telefoons werkt de app hetzelfde als Routli in de browser en verwerkt hij dezelfde gegevens, voor dezelfde doelen. De app voor Android verzamelt dus niets nieuws; alles wat hij verwerkt, staat in dit beleid. Op de iPhone vraagt de app eerst om toestemming voordat hij uw locatie of de camera gebruikt. Op Android vraagt hij alleen toestemming voor uw locatie: voor een foto opent de app daar de standaardcamera van uw telefoon, zodat Routli zelf geen toegang tot de camera nodig heeft. De app krijgt alleen de foto die u maakt. U kunt elke toestemming weigeren of later uitzetten in de instellingen van uw telefoon; de rest van de app blijft dan gewoon werken. U downloadt de app via de App Store of via Google Play, en daarvoor geldt het privacybeleid van Apple of van Google. Apple en Google kunnen ons algemene cijfers laten zien over het gebruik van de app, en meldingen als de app vastloopt. Daar staat uw naam niet bij. Wat zij laten zien, hangt ook af van wat u daarover op uw telefoon heeft ingesteld.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheid, ras of religie) en richten ons niet op kinderen.

4. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doelen, telkens op een wettelijke grondslag uit artikel 6 AVG:

Baseren wij een verwerking op een gerechtvaardigd belang, dan maken wij steeds een afweging tussen onze belangen en uw privacy. U kunt tegen zo'n verwerking bezwaar maken (zie sectie 9).

5. Delen met derden en sub-verwerkers

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit. Wij delen gegevens alleen met dienstverleners die wij inschakelen om Routli te laten werken, en met de partijen die uw organisatie zelf aanwijst (zie hieronder). Met elk van onze dienstverleners hebben wij een verwerkersovereenkomst. Dit zijn onze belangrijkste subverwerkers:

Op aanwijzing van uw organisatie. Werkt uw organisatie met een eigen orderformulier of een eigen klantsysteem, dan geeft Routli daar gegevens aan door, omdat uw organisatie dat zo heeft ingesteld. Het orderformulier opent in de app en is al ingevuld met wat Routli weet: het adres, uw naam als verkoper en de contactgegevens die de bewoner gaf. Naar het klantsysteem gaan nieuwe, verzette en geannuleerde afspraken. Daarbij horen het adres, de tijd, de contactgegevens van de bewoner, de opmerking bij de afspraak en wanneer de bewoner akkoord gaf, en ook uw naam en werkmailadres, zodat uw organisatie ziet wie de afspraak maakte. Van een mail aan een bewoner gaan alleen het onderwerp en een korte samenvatting mee. Dat formulier en dat systeem zijn van uw organisatie, die daar zelf afspraken over maakt met de leverancier. Welke leveranciers dat zijn, leest u in het privacybeleid van uw organisatie, of vraagt u daar na.

Voor kaart- en adresinformatie gebruiken wij daarnaast openbare bronnen van de overheid. Uw toestel haalt een deel daarvan rechtstreeks op; die bronnen zien dan alleen technische gegevens, zoals uw IP-adres en de plek of het adres dat wordt opgevraagd. Account- en klantgegevens geven wij niet aan hen door. Verder kunnen wij gegevens verstrekken indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld op vordering van een bevoegde autoriteit).

6. Doorgifte buiten de EER

Wij verwerken uw gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Een beperkt aantal dienstverleners (zoals Resend en Google) kan gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC's) en/of een geldig adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework).

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Accountgegevens: zolang uw account bestaat. U kunt uw account zelf verwijderen in de app, via het menu onder Account verwijderen. Uw login en uw persoonlijke notities verdwijnen dan meteen. Het werk dat u voor uw organisatie deed, zoals bezochte adressen, statussen, afspraken en notities voor uw team, blijft bij uw organisatie, met uw naam en, als u dat had, uw werkmailadres erbij. Dat is haar administratie, en die bewaart zij volgens haar eigen afspraken. Bent u de laatste manager van uw organisatie, dan kan het pas als er een andere manager is. Lukt verwijderen in de app niet, mail ons dan; wij verwijderen uw account dan binnen 5 werkdagen (zie Account verwijderen).
• Veld- en leadgegevens: conform de afspraken met de verkooporganisatie waarvoor wij als verwerker optreden; in beginsel niet langer dan nodig voor het doel.
• Technische logs en foutmeldingen: maximaal 90 dagen, tenzij langer nodig voor onderzoek naar een concreet beveiligingsincident.
• Wettelijke bewaarplicht: gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (bijvoorbeeld administratieve gegevens onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar) bewaren wij zolang dat verplicht is.

8. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (TLS) en versleutelde opslag;
• Toegangsbeperking per rol, zodat gebruikers alleen bij hun eigen (of aan hen toegewezen) gegevens kunnen;
• Hosting binnen de EU;
• Toegang op basis van need-to-know en afgeschermde sleutels voor gekoppelde diensten.

9. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage: opvragen welke gegevens wij van u verwerken;
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren;
• Verwijdering: uw gegevens laten wissen ("recht op vergetelheid");
• Beperking: de verwerking tijdelijk laten stopzetten;
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• Dataportabiliteit: uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen;
• Toestemming intrekken: als een verwerking op toestemming berust, bijvoorbeeld locatie op uw toestel.

U oefent deze rechten uit door een e-mail te sturen naar info@routli.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van uiterlijk één maand. Uw account verwijdert u zelf in de app, via het menu onder Account verwijderen. Lukt dat niet, dan kunt u de pagina Account verwijderen op onze website gebruiken. Betreft uw verzoek gegevens van bewoners/leads (waarvoor wij verwerker zijn), dan richt u dit aan de betrokken organisatie; wij helpen u zo nodig doorverwijzen.

10. Klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Cookies en lokale opslag

De app bewaart op uw toestel alleen wat nodig is om te werken: dat u bent ingelogd, bij welke organisatie u hoort, een paar instellingen, en werk dat even niet verstuurd kon worden omdat er geen bereik was. Dat laatste kan ook gegevens van een bewoner bevatten, en wordt verstuurd zodra er weer verbinding is. Dit geldt in de browser en in de app op iPhone en Android. Wij plaatsen geen cookies om u te volgen of om advertenties te tonen, en gebruiken geen analytische profilering. Onze website laadt lettertypen via Google Fonts; daarbij wordt geen cookie geplaatst om u te volgen.

12. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief.

13. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens?

Routli
E-mail: info@routli.nl
Telefoon: +31 6 59128596
KvK-nummer: 94579601